جہاں تک ڈیجیٹل دور کی بات چیت ہوتی ہے تو ، اچھے ، پرانے زمانے کے ای میل کی شرعی حیثیت کسی کو بھی نہیں ہوتی۔ ہر کوئی ای میل میں شریک ہوتا ہے۔ دراصل ، ایک تکنیکی مرکز مارکیٹ ریسرچ فرم ، ریڈیکیٹی گروپ کے جمع کردہ اعداد و شمار کے مطابق ، ہم اجتماعی طور پر روزانہ تقریبا 27 270 ارب ای میلز کو برطرف کرتے ہیں ۔ ای میلوں کو لکھنا روز مرہ زندگی کا ایک ایسا سخت تار والا ، سینکا ہوا حص thatہ ہے کہ چلنا ، بات کرنا اور سانس لینے کی طرح ، اب سب کے ل. یہ دوسری نوعیت کا ہونا چاہئے۔ دوسرے الفاظ میں ، غلط ای میل تیار کرنے کا کوئی عذر نہیں ہے۔
اور ابھی تک ، بہت ساری ای میلز غلطیوں کی وجہ سے پھیلی ہوئی ہیں۔ (میں یہ چاہتا ہوں کہ ان 270 بلین میں سے 260 بلین ٹھوس اس زمرے میں آتا ہوں۔) متمدن مضامین لائنز ، ناجائز سلامی ، غلط مشورہ والے فونٹ کے انتخاب — اوہ ، اور یہاں تک کہ مجھے ڈبل جگہ پر شروع کرنے کی ضرورت نہیں ہے ( یا ڈبل ہائفن)۔ ہاں ، ای میل لکھنے کے عمل میں آپ بہت ساری چیزیں کھینچ سکتے ہیں۔ اس کے ساتھ ، آپ کو سب سے زیادہ کثرت سے مجرم ملیں گے them اور انہیں بھی ٹھیک کرنے کا طریقہ سیکھیں گے۔ جہاں پہلے کوئی عذر نہیں تھا ، اب واقعی کوئی بہانہ نہیں ہے۔ اور آفس لائف کے مزید حیرت انگیز مشوروں کے لئے ، آفس برن آؤٹ کو فتح کرنے کے 25 جینیئس طریقہ سیکھیں۔
1 آپ "بہترین" کے سوا کسی بھی چیز کے ساتھ سائن آؤٹ کر رہے ہیں۔
شٹر اسٹاک
مخلص شکریہ میری سب سے اچھی یا محض کچھ بھی نہیں۔ منتخب کرنے کے لئے ان گنت ای میل سائن آفس موجود ہیں۔ لیکن ان چاروں کی طرح بہت سے عام لوگوں کو استعمال کرکے ، آپ کو بہت ہی رسمی ، بہت سرد ، بہت غلط مخلص ، یا بہت بالترتیب (بالترتیب) آنے کا خطرہ ہے۔ ٹائم ٹیسٹ شدہ بہترین پر قائم رہتے ہوئے اسے محفوظ کھیلیں۔ پیٹریسیا نیپئر-فٹزپٹرک کے مطابق ، یہ کسی بھی اور ہر صورتحال کے ل works کام کرتا ہے ، اور وین رسمی غیر رسمی وین ڈرائگرام کے مرکز میں واقع ہے۔ مختصر یہ کہ یہ آپ کی بہترین شرط ہے۔
2 آپ زنجیروں میں بیرونی الفاظ استعمال کر رہے ہیں۔
ایک بار جب بات چیت جاری ہو جائے تو ، ہائے عزیز یا عزیز یا شکریہ یا بہترین کی ضرورت نہیں ہے۔ (اگر آپ کسی قریب واقع دفتر میں کام کرتے ہو تو ، اگر گفتگو صرف واٹر کولر کی ضرورت سے زیادہ ہو۔) سلام اور سلامتی سے آپ کا ای میل بے ترتیبی ہو جاتا ہے اور گفتگو کے بہاؤ میں خلل پڑتا ہے۔ یقینی طور پر ان کے ساتھ ہر سلسلہ شروع کریں ، لیکن جتنی جلدی ہو سکے ان کو کھودیں۔
3 آپ الفاظ کی گنتی کو آگے بڑھ رہے ہیں۔
شٹر اسٹاک
40 ملین کاروباری ای میلوں کے مطالعے کے مطابق ، بومرینگ ، پیداواری ایپ کے لوگوں کے ذریعہ کئے گئے ، سیل ای میلز کی کامل لمبائی ہے۔ زیادہ سے زیادہ افادیت کے ل sure ، یقینی بنائیں کہ آپ کا ای میل 50 الفاظ سے کم نہیں ہے اور 125 سے زیادہ نہیں ہے۔ (ہاں ، اس میں چار سے چھ الفاظ شامل ہیں جو آپ ہائے اور بائی ایس کے لئے استعمال کرتے ہیں۔) اور الیکٹرانک کے فن کو عبور حاصل کرنے کے مزید طریقوں کے ل for پیغام رسانی ، سیکھیں 17 جینیئس ای میل ہیکس جو آپ کی زندگی کو بہتر بنائیں گے۔
4 آپ دوگنا فاصلہ رکھتے ہیں۔
شٹر اسٹاک
خود کو فوری طور پر عمر دینے کے لئے ، ہر جملے کے اختتام پر دو جگہیں لگائیں۔ ڈبل اسپیس — ایک مشق جو آپ ان دنوں صرف وکلا ، ڈاکٹروں ، اور آپ کے دادا دادیوں کی ای میلز میں دیکھیں گے — 19 ویں صدی میں ٹائپسیٹنگ مینڈیٹ کے طور پر شروع ہوا تھا۔ ان دنوں میں ، سیاہی مائل ہوسکتی ہے اور ممکن ہے کہ ادوار اسے آخری پرنٹ رن میں نہ بناسکیں۔ اضافی جگہ واضح طور پر ایک کشن کی حیثیت سے کام کرتی تھی ، لہذا بات کرنے کے لئے ، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ایک قاری کو یقینی طور پر پتہ چل جائے کہ ، ایک جملہ ختم ہوچکا ہے۔
ایک ڈیجیٹل فنکشنل ایور کو جو بھی دوہری جگہ کی ضرورت نہیں ہے۔ دراصل ، اشاعت گھروں ، اخبارات اور رسائل نے 1940 کی دہائی میں ایک اعلی درجے کی ٹائپ رائٹر ، آئی بی ایم کے ایگزیکٹو کی آمد کے بعد ، دوگنا فاصلہ کرنے کا رواج شروع کیا۔ لوگ ، یہ 2018 ہے۔ آپ کو اپنے جملے کی طرح جگہ دینا چاہئے۔ یہ.
نہیں پسند ہے۔ یہ.
5 آپ ڈبل ہائفیننگ کررہے ہیں۔
شٹر اسٹاک
ایم ڈیش (ان میں سے ایک: -) وہ چیز ہے جسے آپ بنانے کی کوشش کر رہے ہیں۔ ایک ہی وقت میں شفٹ ، ALT ، اور ہائفن (یہ ایک: -) کیز کو دبائیں۔
6 آپ غلط موبائل دستخط استعمال کر رہے ہیں۔
یقینا you've آپ نے کچھ مفید ای میل دستخط دیکھے ہیں ، جن میں سے بیشتر کا کام ہمیشہ کام کرنے والے ہجوم سے ہوتا ہے۔ ("موبائل سے بھیجا گیا۔ براہ کرم کوئی ٹیپیو معاف کردیں ،" یہ ایک کلاسک ہے۔) وہی خطرہ نہ بنائیں۔ اگر آپ سڑک سے کسی ای میل کو نکال رہے ہیں تو ، بس اتنا ہی کہیئے۔ ایک ایگزیکٹو کوچ ، بین ڈیٹنر کے مطابق ، آپ کے پاس جو بہترین موبائل ای میل دستخط ہوسکتے ہیں ، وہ اتنا ہی آسان ہے کہ: "سڑک سے بھیجا گیا ہے۔" یہ واضح ، موثر اور یہاں تک کہ کیروک جیسی عدم پابندی کی فضا کو اڑانے کے اضافی بونس کے ساتھ آتا ہے۔
7 آپ غلط کاپی پیسٹ کر رہے ہیں۔
شٹر اسٹاک
اگر آپ کسی بیرونی ذریعہ — ورڈ دستاویز یا ایکسل اسپریڈشیٹ سے متن کی کاپی کررہے ہیں تو ، کہتے ہیں کہ — آپ بھیجنے سے پہلے کسی بھی فارمیٹنگ کو صاف کرنا چاہتے ہیں۔ بصورت دیگر ، آپ کا متن وصول کنندہ کے ان باکس میں دکھائے گا جو سب اچھل پڑتا ہے۔ فارمیٹنگ کو صاف کرنے کے لئے ، اگر آپ جی میل صارفین کے اربوں میں سے ایک ہیں تو ، اس متن کو نمایاں کریں جس کی آپ کو صاف ضرورت ہے اور چھوٹا سا "TX" خانہ ماریں۔ آپ کو فارمیٹنگ آپشن ٹول بار کے بالکل دائیں طرف مل جائے گا۔ (یہ بٹن ایسا ہی نظر آتا ہے: A۔ )
8 آپ او او او پیغامات کو غلط لکھ رہے ہیں۔
جین سکوڈر ، جو لیوالہ یونیورسٹی شکاگو کے بزنس اسکول کے پروفیسر ہیں ، مشورہ دیتے ہیں ، جب آپ دفتر سے باہر پیغام تیار کرتے ہو تو اس کی پیروی کرنے کے لئے صرف ایک ہی فارمیٹ موجود ہے۔
تمہاری ای میل کا شکریہ. میں او ایل او منگل ، 12 جون بروز جمعہ ، جمعہ ، 15 جون تک ای میل تک رسائی کے بغیر ہوں۔ اگر یہ فوری ہے تو ، براہ کرم یہاں رابطہ کریں۔ بصورت دیگر ، میں واپس آنے پر تمام پیغامات کا جواب دوں گا ۔
نٹپک سطح کی تفصیلات کے ل like ، جیسے اپنے آخری دن کے پیغام کو ختم کرنا ہے یا آپ کا پہلا دن واپس ہے — یا فون نمبر نہیں شامل کرنا ہے — اس معاملے میں صرف ہماری واضح طور پر بہت ہی جامع گائیڈ سے مشورہ کریں۔
9 آپ منسلکات کھینچ رہے ہیں۔
شٹر اسٹاک
کبھی بھی ای میل میں تصویری منسلکات کو گھسیٹیں اور چھوڑیں۔ اس عمل کے دوران ، آپ اس تصویر کے طول و عرض یا فائل کا سائز کرسکتے ہیں ، یعنی آپ کے وصول کنندہ کو تصویر کا کم ریزولیوشن (بدصورت اور pixelated) ورژن مل سکتا ہے۔ اس کے بجائے ، اپنے ای میل میں موجود کاغذ کلپ آئیکن پر اپنے آپ کو ہدایت کریں ، اور اس طرح فائل ڈھونڈیں اور اپ لوڈ کریں۔
10 آپ ہائپر لنکنگ نہیں کر رہے ہیں۔
کسی بھی طرح سے کسی بھی ای میل کے جسم میں یو آر ایل پھینکنا بدصورت ، بوجھل اور سب سے بڑھ کر درست کرنا آسان ہے۔ صرف اس متن کو اجاگر کریں جس میں آپ ہائپر لنکڈ ہو ، کمانڈ- K کو ہٹائیں ، اور اس میدان میں URL پیسٹ کریں جو پاپ اپ ہو۔ تب ، آپ کا متن اس طرح نظر آئے گا۔
11 آپ بہت زیادہ ادوار استعمال کر رہے ہیں۔
زبان وقت کے ساتھ تیار ہوتی ہے۔ لیکن میں صرف ان الفاظ کا ذکر نہیں کر رہا ہوں جن میں معنی خیز معانی ، یا عارضی فقرے ہیں جو تاریخ سے محروم ہوچکے ہیں۔ اوقاف میں بھی تبدیلی آتی ہے۔ مثال کے طور پر ، مدت لے لو. صدیوں سے ، اس بات کا اشارہ ہے کہ ایک سزا ختم ہوگئی ہے ، اور کچھ نہیں۔ یہ اس سے ماورا کسی بھی مادے یا جذبات سے بالکل مبرا تھا۔
لیکن ان دنوں ، جیسا کہ بنگہیمٹن اور رٹجرز یونیورسٹیوں کے دونوں محققین نے نوٹ کیا ہے ، ایک مدت میں کسی سزا کو ختم کرنا ، بہترین طور پر ، کرٹ یا ، بدترین ، ناراض ہو کر آسکتا ہے۔ (اگرچہ آپ کو یہ بتانے کے لئے سائنس کی ضرورت نہیں ہے کہ ہر "ٹھیک ہے۔" یا "نمبر" جو آپ کو موصول ہوتا ہے وہ ایک نیند کی طرح محسوس ہوتا ہے۔) لہذا ، جب تک کہ یہ باقاعدہ ای میل نہیں ہے ، اپنی مدت کا استعمال کم سے کم کریں۔ اپنے خیالات کو ایک ساتھ جوڑنے کے ل less کم سخت رموز — Em-dashes، ellipses، commas، colons، and semolons. کا استعمال کریں۔
12 آپ سبجیک لائنز کو غلط کررہے ہیں۔
شٹر اسٹاک
زیادہ تر ڈیسک ٹاپ ای میل ان باکسز نے 60 حرفوں پر موضوع لائن ڈسپلے منقطع کردیا ہے۔ تاہم ، اسمارٹ فونز پر ، اس ڈسپلے کو آلے کے لحاظ سے ، 25 تک کم کیریکٹر گنتی پر منقطع کردیا جاتا ہے۔ (بڑی سکرینیں ، جیسے آئی فون 8 پلس کی طرح ، 30 حروف کو دکھائے گی۔) اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کہ آپ کی پوری مضمون کو پڑھا جائے ، چیزوں کو مختصر اور میٹھا رکھیں۔ اوہ ، اور اسے پُر کرنا مت بھولنا۔ کسی اجنبی کی طرف سے "(کوئی مضمون نہیں)" ای میل موصول کرنے کے مقابلے میں کچھ چیزیں ہی زیادہ ہوتی ہیں۔
13 آپ غلط فونٹ استعمال کر رہے ہیں۔
شٹر اسٹاک
ہیلویٹیکا بینال ہے۔ ٹائمز نیو رومن متکبر ہے۔ کامک سانس ہے….اچھا ، نہیں۔ جب ای میلز کا مسودہ تیار کرتے ہو تو ، بنیادی پر قائم رہیں: سانس سیرف۔ یہ غیر سنجیدہ اور پڑھنے میں آسان ہے۔ نیز ، ہر ویب براؤزر پر فونٹ رینڈر ہوتا ہے ، لہذا آپ کا پیغام آپ کے وصول کنندہ تک ، تمام فونٹ اسٹائلائزیشن برقرار (اٹالکس ، بولڈ ، اس طرح کی بات) کے ساتھ ، مطلوبہ مقصد تک پہنچایا جائے گا۔
14 آپ ہر چیز کو ایک پیراگراف میں بدل رہے ہیں۔
شٹر اسٹاک
آپ کے سبھی متن کو اکٹھا کرنا ناگوار ہے اور ، اس پر منحصر ہے کہ آپ کس حد تک مضطرب ہیں saying ایک الجھن والی حد تک۔ اس اصول کی پیروی کریں: ہر پیراگراف میں ایک نقطہ ہونا چاہئے ، اور ہر نقطہ اپنے پیراگراف کا مستحق ہے (چاہے یہ صرف ایک جملہ ہو)۔ اس کے مطابق اپنے متن کو توڑ دیں۔
15 آپ ٹائپوز بنا رہے ہیں۔
تم اس سے بہتر ہو۔
ایری نوٹس ایری خبروں اور ثقافت میں مہارت رکھنے والے ایک سینئر ایڈیٹر ہیں۔