کلاؤڈ بیسڈ مینجمنٹ فراہم کرنے والے ورک ورک کے ایک مطالعے کے مطابق ، اوسطا امریکی ملازم کے کسی بھی وقت ان باکس میں 199 بغیر پڑھے ہوئے یا نہ کھولے ہوئے ای میلز ہیں۔ اگر یہ اعدادوشمار اونچی آواز میں ، آپ کو خوش قسمت ، اور اگر یہ کم آواز محسوس ہوتا ہے تو ، یہ وقت آسکتا ہے کہ آپ کی گفتگو کے انداز کو پوری طرح سے سمجھا جائے۔ تاہم ، اہم بات یہ ہے کہ ، اس طرح ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ جب کہ ای میل اب کسی ایسی چیز کا مترادف ہوگیا ہے جو بہت زیادہ ، وقت طلب اور پریشان کن چیز ہے ، اس میں ایک دوسرے سے بات چیت کرنے کے تیز ، آسان ، اور تکلیف دہ اسباب کی حیثیت سے اس کے بل پر پورا اترنے میں دیر نہیں ہوگی۔
آپ کے ان باکس کو سنبھالنے کی کلید v چوکسی کے ساتھ ساتھ trade تجارت کی چالوں کو جاننا ہے۔ حقیقت یہ ہے کہ ، ہر طرح کے ٹولز کا ایک پورا سیٹ موجود ہے جو برسوں کے دوران یکطرفہ ای میل کے شکار افراد کے ذریعہ تیار کیا گیا ہے جو صرف ان پڑھے ہوئے میل کے تحت اپنا راستہ لڑنے کی کوشش کر رہے ہیں۔ لیکن اس سے پہلے کہ آپ خود سے ان چالوں سے فائدہ اٹھاسکیں - ایک ان باکس بلیک بیلٹ بننا — آپ کو یہ سیکھنا ہوگا کہ وہ کیا ہیں۔ لہذا ، مزید اشتہارات کے بغیر ، ہم نے آپ کے ان باکس کے جنگلات سے ایک بار اور سب سے نمٹنے میں مدد کے لئے انتہائی نپٹی ، بے ہودہ ، اور انتہائی ضروری تدبیریں میں سے 17 کو جمع کرلیا ہے۔
1 ای میل گیم کھیلو۔
شٹر اسٹاک
ای میل گیم ایک آن لائن گیم ہے جو آپ کے ای میل اکاؤنٹ میں سائن ان ہونے کے بعد in آپ کے ان باکس کو سنبھالنے میں دلچسپی بناتا ہے۔ یہ آپ کے ای میل کے ذریعہ چکر لگاتا ہے ، جس میں آپ سے ہر ایک پر ٹائمر کلکس کی حیثیت سے کارروائی کرنے کے لئے کہا جاتا ہے ، اسکور کو مدنظر رکھتے ہوئے کہ آپ کتنے ای میلز کو فوری طور پر جواب دینے کے مقابلے میں جواب دیتے ہیں۔ اگرچہ کھیل کو موقوف کیا جاسکتا ہے ، لیکن آپ اپنے ای میلوں کو زیادہ پرسکون انداز میں پہنچا سکتے ہیں ، لیکن یہ تھوڑا سا جوش و خروش اور مقابلہ — کو کسی اور خشک کام میں ڈالنے کا ایک بہت اچھا طریقہ ہے۔
ترتیب دیں کے ساتھ 2 اسٹریم لائن
شٹر اسٹاک
کبھی کاش آپ کا ای میل اکاؤنٹ ذرا ہوشیار ہوتا؟ ٹھیک ہے ، ترتیب دینا اس طرح کی ہے۔ زیادہ سے زیادہ دوستانہ ویب پیج میں اپنے ای میل اکاؤنٹس رکھنے کے علاوہ ، اس میں ایسی خصوصیات بھی شامل ہیں جو آپ کو اپنے کام کے بوجھ کے اوپری حصے پر قائم رہنے میں مدد دیتی ہیں۔ ان میں یاد دہانیاں ، ویجٹ شامل ہیں جو آپ کے کام کی فہرست کو ہموار کرنے میں مدد کرتے ہیں ، اور یہاں تک کہ ٹریکنگ کی خصوصیت جو آپ کو یہ دیکھنے کی اجازت دیتی ہے کہ آپ کے پیغامات کب کھولی گئیں۔ یہ آپ کو آسانی سے کسی گروپ میں شریک کرنے کی سہولت دیتا ہے ، جس سے ٹیم پروجیکٹس زیادہ روانی ہوسکتے ہیں۔
3 اپنے ای میل پتوں کو مربوط کریں۔
شٹر اسٹاک
کبھی بھی ای میل اکاؤنٹوں کو متنوع بنانا چاہتے ہیں example مثلا a ایک سماجی ، کاروبار اور ذاتی اکاؤنٹ بنانا — لیکن فکر کیج so کہ ایسا کرنے سے ان کے مابین تبدیلی ایک اور مایوس کن کام سے نمٹ سکے گی؟ تم اکیلے نہیں ہو. خوش قسمتی سے ، شفٹ ، ایک مفت ڈاؤن لوڈ کے قابل ایپلی کیشن ، آپ کو اپنے ای میل پتوں کو ایک چیکنا ، آنکھیں آسانی سے ونڈو میں ضم کرنے کی اجازت دیتا ہے ، جس سے آپ کے ٹریک پیڈ کے کلیک کی طرح آسانی سے ان کے مابین ٹوگلنگ ہوسکتی ہے۔ بونس کی حیثیت سے ، یہ تلاش کی فعالیت کو بھی مربوط کرتا ہے ، مطلب یہ ہے کہ آپ ایک بار میں اپنی پوری طرح کی مواصلات کو دیکھ سکتے ہیں - خاص طور پر ان مواصلات کے ل helpful جو مددگار ہیں جو کاروباری اور ذاتی حدود میں رہتے ہیں۔
4 سائن آف کھائی کریں۔
شٹر اسٹاک
ای میل کے ابتدائی ایام میں ، فارم کا جسمانی خط کی طرح سلوک کیا جاتا تھا ، اور اس میں ایک مبارکباد ، پیغام اور ایک سائن آف شامل تھا۔ تاہم ، اب جب کہ ہر شخص ای میلوں سے اس طرح ڈوب گیا ہے کہ فزیکل میل کے ذریعے یقینی طور پر ممکن نہیں ہوتا ہے ، تو قواعد تبدیل ہوگئے ہیں۔
ایک کے لئے ، اب ایک سائن آف کی ضرورت نہیں ہے۔ یہ اب بھی زیادہ باضابطہ مواصلات کے لئے استعمال ہوسکتے ہیں ، اور اپنا تعارف کرواتے وقت ، لیکن بصورت دیگر ، "بہترین" اور "گرمجوشی" کے مابین فیصلہ کرنے میں وقت لینے کی ضرورت نہیں ہے۔ اسے سیدھے سادے — ہم گذشتہ گزر چکے ہیں۔
5 اپنے پیغامات کو ترجیح کے ذریعہ ترتیب دیں۔
شٹر اسٹاک
سائیں بوکس مددگار سوفٹویئر کا ایک اور ٹکڑا ہے جو ، اگرچہ مفت نہیں (منصوبے سال کے لئے $ 59 سے شروع ہوتے ہیں) ، شاید اس کے قابل ہوں۔ یہ لازمی طور پر آپ کو ان کی ہنگامی بنیاد پر ای میلز کو ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے ، بشمول "اب" ، "بعد میں" ، اور ، ان نوٹوں کے لئے جنہیں کبھی بھی دن کی روشنی ، "بلیک ہول" دیکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔
6 اوہائیو طریقہ کو نافذ کریں۔
7 اسے جامع رکھیں۔
کیا آپ اپنی ای میلز کو تیزی سے نکالنا چاہتے ہیں؟ اپنے جواب میں اپنے آپ کو الفاظ کی ایک مقررہ تعداد تک محدود رکھنے کی کوشش کریں۔ اگرچہ یہ سب سے پہلے آپس میں گھماؤ محسوس ہوسکتا ہے ، لیکن آپ اپنی بات چیت میں جتنے کم الفاظ استعمال کرتے ہیں ، اتنا ہی زیادہ وقت آپ کے ہاتھوں پر ہوگا۔ تاہم ، اپنی خواہش کو "شاید" اور "میں سوچتا ہوں" جیسے ہیجنگ الفاظ میں نرمی پیدا کرنے پر مجبور نہ کریں - ایسی بات کو نرم کرنے کے ل. جو پہلے میں کرٹ کی زبان کی طرح محسوس ہوسکتی ہے - ایسا کرنے سے آپ کو کم مجاز معلوم ہوتا ہے۔
8 پیغام کے سانچوں کو محفوظ کریں۔
9 ہر دن کے آخر میں اپنے کوڑے دان کو خالی کریں۔
شٹر اسٹاک
اپنے کوڑے دان کو خالی کرنا دباؤ ہوسکتا ہے all آخر کار ، ختم ہو جانے کے بعد ، یہ اچھ forا ہوجاتا ہے۔ تاہم ، اگر کوئی ای میل واقعی ضروری ہے اور آپ غلطی سے اسے ردی کی ٹوکری میں ڈالتے ہیں تو ، کوئی غلطی نہ کریں: جس شخص سے رابطے میں آنے کی کوشش کر رہے ہیں وہ اسے دوبارہ بھیج دے گا۔
اس سے بہتر یہ کہ دن کے آخر میں کوڑے دان کو خالی کرنے سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ صبح جب آپ اسے چیک کرتے ہیں تو آپ کا ای میل اچھا اور خالی ہوتا ہے ، اور جب آپ دن کے آغاز میں اس ان باکس کو کھولتے ہیں تو آپ کو جو خوف محسوس ہوتا ہے اسے کم کرسکتا ہے۔
10 پیغام کا اختتام اشارے استعمال کریں۔
EOM کو موضوع کے آخر میں "پیغام کے اختتام" پر رکھنا - اس شخص کو بتاتا ہے کہ پیغام کھولنے کی ضرورت نہیں ہے: ضروری معلومات پہلے ہی پہنچادی جا چکی ہیں۔ یہ ایک بہت اچھا وقت بچانے والا ہے جب ای میل کو محض ایک یاد دہانی کے طور پر استعمال کیا جا رہا ہے۔ اس کا استعمال کریں ، اور دوسروں کو بھی اس کی ترغیب دیں۔ ایک ای میل نہ کھولنا ایک بہت بڑا وقت بچانے والا نہیں لگتا ہے ، لیکن اس میں اضافہ ہوجاتا ہے۔
11 وہ پیغامات حذف کریں جو آپ پہلے نہیں پڑھیں گے۔
یہاں تک کہ کچھ بھی کھولنے سے پہلے ، وہ ای میلز حذف کریں جو ظاہر ہے کہ آپ کے وقت کے لائق نہیں ہیں۔ اور یہ غور کرتے ہوئے کہ تمام ای میلز کا 45 فیصد سپیم ہے ، لیکن ضروری نہیں کہ آپ اسے اپنے اسپام فولڈر میں بنائیں ، اس بےچینی میں سے کچھ کو کھودنا یقیناwhile فائدہ مند ہے۔ کچھ برش صاف کرکے ، آپ اپنے ای میل کے باقی کاموں کو تھوڑا کم دباؤ محسوس کریں گے۔ اور جب یہ تناؤ کی بات آتی ہے تو ، ہر ایک حد تک آپ گنتی کو کم کردیتے ہیں۔
12 فائل فولڈر بنائیں جو فٹ ہوں۔
شٹر اسٹاک
زیادہ تر ای میل پتے کچھ فولڈرس — ان باکس ، کوڑے دان ، آرکائیوڈ ، اور سیٹیرا — اور بعض اوقات یہاں تک کہ کچھ خاص خصوصیات جیسے سفر ، ذاتی یا کاروبار کے ساتھ پہلے سے لوڈ ہوتے ہیں۔ اگرچہ ای میل کی تنظیم کی بات کی جائے تو یہ شروع کرنے کے لئے ایک عمدہ جگہ ہیں ، لیکن صرف وہی نہیں ہونا چاہئے جس پر آپ اپنے پیغامات کو منظم رکھنے کے لئے انحصار کرتے ہیں۔ اگرچہ آپ ابھی بھی پہلے سے موجود فولڈرز کا استعمال کرسکتے ہیں ، اپنی تلاشوں کو اسٹریم بنانے میں مدد کرنے کے ل sure اپنا خود شامل کرنا یقینی بنائیں۔ ذاتی رابطوں ، PR رابطوں ، یا حتی کہ اپنے بچوں کے اسکول کے پیغامات کے ل fold فولڈر بنائیں اور آپ ان ان باکس کو روکنے کے بغیر ان اہم معلومات کو برقرار رکھ سکتے ہیں جو ان پیغامات کو اپنے ان باکس کو روکنے کے بغیر رکھتے ہیں۔
13 یاد دہانیوں کا تعین کریں۔
شٹر اسٹاک
بومرانگ ایک اور ڈاؤن لوڈ کے قابل ایپ ہے جو بغیر کسی وقت میں اس بوگ ڈاون ان باکس کو اسٹریم لائن کرسکتی ہے۔ ابتدائی طور پر بایڈن کے نام سے جانا جاتا ہے ، نیا نام اس کے کام کے ل to زیادہ مناسب ہے: صارفین کو ای میلز کو نظروں سے ہٹانے کی اجازت دیتا ہے ، جب آپ ان کی ضرورت ہو تب ہی ان کو واپس لائیں۔ مفت ایپ آپ کی طرف سے مخصوص تاریخوں پر پیغامات بھیجے گی - کہنے کے لئے ، ہفتہ وار یاد دہانیوں ، یا ماہانہ بلوں کے ل—۔ اور آپ کے ان باکس سے پیغامات کو حذف کرسکتے ہیں جب تک کہ ان سے نمٹنے کی ضرورت نہ ہو۔ اس کے علاوہ ، یہ آپ کو پہلے ہی بھیجے ہوئے پیغامات پر عمل کرنے کی یاد دلاتا ہے۔
14 اپنی مرضی کے مطابق شارٹ کٹ اور ڈبہ بند جوابات استعمال کریں۔
شٹر اسٹاک
اس میں انکار کرنے کی کوئی ضرورت نہیں ہے کہ ڈبے میں بندھے ہوئے رد عمل روبوٹک لگ سکتے ہیں۔ ایک کینڈ جواب جو ذاتی نوعیت کا ہے ، تاہم ، وقت کی بچت کا آلہ ہوسکتا ہے جو آپ کی شخصیت کی قربانی نہیں دیتا ہے۔ اپنے ماضی کے مواصلات کا مشاہدہ کریں کہ آپ کون سے فقرے زیادہ استعمال کرتے ہیں ، اور اپنا وقت بچانے کے ل them ان میں ایک دستاویز بنائیں۔ درحقیقت ، Gmail کے صارفین کے لئے ، یہ فعالیت بالکل اسی طرح کی گئی ہے mail میل پروگرام آپ کے پیغامات میں اکثر وہ جملے یاد رکھتا ہے جو آپ اکثر استعمال کرتے ہیں اور آپ کو ٹیب کی بٹن دبانے سے انہیں داخل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
15 آگے بھیجنے کے بعد حذف کریں۔
شٹر اسٹاک
بعض اوقات ہمیں بھیجے گئے ای میلز موصول ہوتے ہیں جن کا ہمارے سامنے واقعی خطاب نہیں کرنا چاہئے۔ ہوسکتا ہے کہ یہ کمپنی میں موجود کسی اور ، یا روم میٹ کے لئے ہو جو بجلی کے بل ادا کرتا ہو۔ کسی بھی طرح سے ، اسے کسی اور کی آنکھوں کے سامنے ہونا ضروری ہے ، ہماری نہیں۔ بہرحال محض فارورڈنگ اور بھولنے کی بجائے ، کسی بھی مناسب معلومات کو پاس کرنے کے بعد پوری چین کو حذف کردیں۔ یہ آپ کا کاروبار نہیں ہے ، تو یہ آپ کے ان باکس میں جگہ کیوں لے؟
16 محفوظ شدہ دستاویزات کی تقریب کا استعمال کریں.
شٹر اسٹاک
اگر آپ کے ای میل کا پہلے سے ہی زیادہ پیغامات کے ساتھ وزن ہے تو ، ایک اچھا پہلا قدم یہ ہے کہ فیصلہ کریں اور صرف سب کچھ حذف کردیں۔ اس میں سے بیشتر کے ساتھ آپ کبھی بھی اس معاملے پر معاملہ نہیں کریں گے اور جو شخص جواب کا انتظار کر رہا تھا وہ شاید بھول گیا ہے۔ اگر آپ خود کو حرکت میں لانے کے ل quite بالکل نہیں لاسکتے ہیں تو ، اس کو محفوظ کریں۔ یہ کسی بھی چیز سے بہتر نہیں ہے ، اور آپ کو افسانوی "ان باکس صفر" کے قریب ایک قدم قریب لے جائے گا۔
17 جن چیزوں کو آپ نہیں پڑھتے ان کی سبسکرائب کریں۔
شٹر اسٹاک
کبھی کسی نیوز لیٹرter یا کسی اور باقاعدہ ای میل دھماکے کی رکنیت حاصل کریں - صرف اس سے پیار کرنے کے ل، ، پھر بھی ایسے پیغامات موصول ہوتے رہیں جو آپ کے ان باکس کے نچلے حصے میں فلاونڈر سے زیادہ کچھ نہیں کرتے ہیں؟ کبھی ایسا 10 ، 20 ، یا ، مجھے نہیں معلوم ، 200 بار؟ اگر ایسا ہے تو ، آپ اچھی صحبت میں ہیں۔ شاید اسی لئے مفت ایپ ، انرولول ڈاٹ ایم ایم نے مارکیٹ میں اس طرح کے قدم جمائے ہیں۔ ڈاؤن لوڈ کرنے کے بعد ، Unrol.me کا الگورتھم آپ کے تمام ای میل سبسکرپشنز کو اکٹھا کرتا ہے ، جس سے آسانی سے چھانٹ رہا ہے اور / یا ان سبسکرائب کی اجازت دی جاسکتی ہے۔ اس کے علاوہ ، ان کی "رول اپ" خصوصیت آپ کو پسند آنے والے اہم نیوز لیٹرز کو دیکھنے کے لئے ایک خوبصورت شکل پیش کرتی ہے۔ یہ بے حد بھی ہے: سروس تمام آلات پر دستیاب ہے۔
اپنی بہترین زندگی گزارنے کے بارے میں مزید حیرت انگیز راز دریافت کرنے کے لئے ، انسٹاگرام پر ہماری پیروی کرنے کے لئے یہاں کلک کریں !
