چھ نکاتی۔ ٹیک وشال اڈوب کے ذریعہ جاری کردہ حالیہ مطالعے کے مطابق ، کتنے گھنٹے ہیں ، جو امریکی ہر روز ای میلوں کا جواب دیتے ہوئے اوسطا خرچ کرتے ہیں۔ دوسرا راستہ بتائیں: آپ اپنی جاگتی زندگی کا پورا تیسرا حصہ اپنے ان باکس میں چپکے ہوئے گذارتے ہیں ، پیغام والے تھریڈز کا جواب دیتے ہیں جو ، صاف طور پر ، پانچ منٹ کی آئی آر ایل چیٹ سے باہر نکل سکتا ہے۔ کچھ دینا ہے۔
شکر ہے کہ ، بہت سے معاملات میں ، بٹن کو مارنے جتنا آسان ہے ، کچھ دینا ہے۔ آزمائشی اور سچے حربوں کی ایک سیریز پر عمل درآمد کرکے ، آپ ای میل پر گذارنے والے اپنے اوقات کو کچھ بھی کم نہیں کرسکتے ہیں۔ ذرا سوچئے: اگر آپ کو منسلکہ کو دوبارہ دستی طور پر ڈاؤن لوڈ کرنے کی ضرورت نہیں ہے تو آپ کتنا وقت بچائیں گے؟ یا کیا ہوگا اگر آپ جلدی سے بھیجے گئے ای میل کو آسمان سے واپس کھینچ سکتے ہو ، اور آپ کا وقت (اور گھبراہٹ میں) بچاتے ہوئے "مجھے بہت افسوس ہے ، میرا مطلب یہ نہیں ہے کہ ای میل بھیجنا ہے۔"
ہاں ، یہ سب انٹرنیٹ جوجیتسو ممکن ہے۔ ہم ذیل میں 17 بہترین وقت کی بچت ، زندگی کو بہتر بنانے ، کارکردگی کو بڑھانے والے ای میل کو ایک ساتھ جوڑ چکے ہیں۔ تو آگے پڑھیں ، کیوں کہ یہ ان باکس باکس صفر کا منتظر ہے۔ اور اپنے 6.3 گھنٹے میں زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے ل ways ، 15 کولڈ اوپن بزنس ای میلز کو مت چھوڑیں جو آپ کو الگ رکھتی ہیں۔
1 بڑے پیمانے پر رکنیت ختم کریں۔
شٹر اسٹاک
یہ آپ کے ان باکس میں فائنل کے دوران ایک سینئر چھاترالی کی طرح بے ترتیبی ہے کی بات ہے۔ یہ بھی اچھی بات ہے کہ اس بے ترتیبی کا بیشتر سامان خوردہ فروشوں ، تنظیموں اور دیگر نیوزلیٹرز کے روزانہ یا ہفتہ وار ای میلوں کی وجہ سے ہوتا ہے جن پر آپ نے برسوں سے سائن اپ کیا ہو۔ Unrol.me استعمال کرکے ، آپ ان تمام فہرستوں کا پتہ لگاسکتے ہیں جن پر آپ ہوسکتے ہیں any اور کسی سے ان سبسکرائب کرسکتے ہیں جس سے آپ مزید معلومات حاصل نہیں کرنا چاہتے ہیں۔ دراصل ، ایک بہترین زندگی کا ایڈیٹر Unrol.me استعمال کرنے میں کامیاب تھا جس نے 135 سبسکرپشنوں کی نشاندہی کی۔ آپ کتنے کا رخ کریں گے؟ اور آپ کتنے کے بغیر کرسکتے ہیں؟
2 کی بورڈ شارٹ کٹس کو آن کریں۔
شٹر اسٹاک
کی بورڈ کے بنیادی شارٹ کٹ ہم سب جانتے ہیں۔ ۔ پہلے ، ترتیبات پر جائیں۔ عام ٹیب پر کلک کریں۔ درمیانی راستہ کے بارے میں ، آپ کو کی بورڈ شارٹ کٹس کا آپشن نظر آئے گا ، بطور ڈیفالٹ۔ اسے آن کریں ، اور آپ ان آسان اسٹروکس تک رسائی حاصل کر لیں گے:
- C : نیا پیغام شروع کریں
- شفٹ سی : ایک نیا ونڈو میں ایک نیا پیغام شروع کریں
- D : ایک نیا ٹیب میں ایک نیا پیغام شروع کریں
- F : ایک پیغام آگے بھیجیں
- #: کوئی پیغام حذف کریں
- شفٹ۔ I : کسی پیغام کو پڑھے ہوئے کے بطور نشان زد کریں
- شفٹ- یو : کسی پیغام کو غیر پڑھے ہوئے کے بطور نشان زد کریں
- کمانڈ- S : میسج کو محفوظ کریں
3 اور پھر انہیں خود کار بنائیں۔
شٹر اسٹاک
اگر آپ کو کی بورڈ شارٹ کٹس کے اس مجموعہ کو حفظ کرنے میں دشواری ہو رہی ہے تو ، گوگل کروم پلگ ان ، کیرکیٹ آپ کو ٹائپ کرتے وقت یاد دلائے گا۔ (غیر حملہ آور ، یقینا.۔) اور پیداواری مشین بننے کے مزید طریقوں کے لئے ، آدھے وقت میں آپ کی پیداوری کو دوگنا کرنے کے 15 طریقے سیکھیں۔
4 ہیش ٹیگ استعمال کریں۔
ہاں ، واقعی ، سوشل میڈیا کا دستخط تنظیمی آلہ ای میل کے ل works بھی کام کرتا ہے۔ اپنے دستخط کے اختتام پر ایک ہیش ٹیگ یا دو پھینک دیں۔ اس ای میل کا وہ حصہ جو عام طور پر تراش لیا جاتا ہے ، لہذا وصول کنندہ آسانی سے تلاش کے ل your آپ کے "# ورکارڈ پلے ہارڈ" ٹیگ کو نہیں دیکھ پائیں گے اور نہ ہی اس کا فیصلہ کریں گے۔ بس اپنے ان باکس کے اوپری حصے میں ہیش ٹیگ سرچ فیلڈ میں ٹائپ کریں اور آپ اس کے ساتھ کوڈڈ ہر ای میل کو اپنائیں گے۔
5 "ارسال کردہ" اختیار کو فعال کریں۔
شٹر اسٹاک
ہم سب وہاں موجود ہیں: آپ ای میل تیار کرتے ہیں ، اسے آسمان میں بھیج دیتے ہیں ، اور فورا realize ہی سمجھ جاتے ہیں ، اوہ نہیں ، وہ پیغام بھیجنے کے لئے تیار نہیں تھا۔ پتہ چلتا ہے کہ آپ مددگار تاخیر کو انسٹال کرکے اپنے پیغامات کو دہانے سے واپس لا سکتے ہیں۔ جی میل پر ، مثال کے طور پر ، ترتیبات کے تحت جائیں ، پھر جنرل ۔ پانچویں اختیار کے طور پر آپ کو کالعدم بٹن مل جائے گا۔ اس کو چلاؤ. آپ 10 سیکنڈ کے وقفوں کے ڈراپ ڈاؤن مینو میں سے انتخاب کرسکتے ہیں۔ اچھateا پیغام بھیجنے سے پہلے وہ آپ کو حکم دیں گے کہ آپ کے پاس کتنا وقت ہے۔
6 اس فیچر کو 10 سیکنڈ پر سیٹ کریں۔
شٹر اسٹاک
ایک اشارہ: اگر آپ ای میل کو کسی فیکٹو انسٹنٹ میسجنگ سروس کے بطور استعمال کرتے ہیں تو ، ہم انڈو بٹن کو 10 سیکنڈ میں سیٹ کرنے کی سفارش کرتے ہیں۔ اس طرح ، آپ کے جوابات آدھے منٹ تاخیر پر نہیں بھیجا جائے گا۔ نہیں ، 30 سیکنڈ زیادہ پسند نہیں آرہا ہے ، لیکن آئیے اسے اس طرح ڈالیں: اگر آپ کے انتخاب کی آئی ایم سروس (سلیک ، جی چیٹ ، فیس بک میسنجر — جو بھی!) آپ کے پاس جانے والے ہر پیغام کو اس لمبے عرصے تک روکتی ہے تو ، آپ کے رابطے جلدی سے تیار ہوجائیں گے۔
7 یا آخری "ٹو" فیلڈ کو پُر کریں۔
شٹر اسٹاک
لوگوں کو اپنانا ایک اچھی عادت ہے۔ (پچھلی دو سلائڈ ملاحظہ کریں۔)
8 اس سائن کو استعمال کریں۔
"نیویارک کے آداب اسکول کے بانی اور صدر پیٹریسیا نیپیئر - فیٹزپٹرک کا کہنا ہے کہ" ایک ایسے ای میل کے لئے جو 'ہائے' یا 'ہیلو' کے سلام کے ساتھ شروع ہوتا ہے ، 'بہترین' جیسے بند ہونے کا عمل مستقل ہوگا۔ "اگرچہ بہت زیادہ استعمال کیا جاتا ہے تو بہترین ،" عام طور پر محفوظ ترین بندشوں میں سے ایک ہے ، کیونکہ یہ سستی اور عالمی سطح پر موزوں ہے۔ " یہ ٹھیک ہے: اس کے بے حد اضافی استعمال کے باوجود ، "بہترین" آپ کی ای میل پر دستخط کرنے کا واحد واحد بہترین طریقہ ہے۔
9 اور یہ ای میل دستخط
جب آپ سڑک پر ہوں تو ، کم سے کم ، آپ پریشان کن ، متعدد فقرے ("براہ کرم کوئی ٹائپ معاف کردیں۔" "میرے 1.21 گیگا واٹ پروسیسر سے بھیجا گیا ہے۔" "میرے آئی فون سے بھیجا گیا ہے printing براہ کرم پرنٹ کرنے سے پہلے ماحول پر غور کریں۔. ") کسی آسان ، خوبصورت ، سیدھے نقطہ نقطہ کے بدلے:" سڑک سے بھیجا گیا ہے۔ " ایک ایگزیکٹو کوچ ، بین ڈیٹنر کے مطابق ، وہ کیروک - ایسک وِب کو بھڑکاتے ہوئے ان تمام خانوں کی جانچ پڑتال کرتا ہے۔ حیرت ہے کہ یہ ایک ای میل سمارٹ فون کے دستخط ہر ایک کے پاس ہونا چاہئے۔
10 اور دفتر سے باہر کا یہ پیغام۔
لیوالہ یونیورسٹی شکاگو کے بزنس اسکول کے پروفیسر جین سکوڈر کے مطابق ، جب آپ آفس سے باہر کا پیغام بھر رہے ہیں تو ، آپ کی یہی شکل ہے۔
تمہاری ای میل کا شکریہ. میں او ایل او منگل ، 12 جون بروز جمعہ ، جمعہ ، 15 جون تک ای میل تک رسائی کے بغیر ہوں۔ اگر یہ فوری ہے تو ، براہ کرم یہاں رابطہ کریں۔ بصورت دیگر ، میں واپس آنے پر تمام پیغامات کا جواب دوں گا ۔
نٹپک سطح کی تفصیلات کے ل like ، جیسے اپنے آخری دن کے پیغام کو ختم کرنا ہے یا آپ کا پہلا دن واپس ہے — یا فون نمبر نہیں شامل کرنا ہے — اس معاملے میں صرف ہماری واضح طور پر بہت ہی جامع گائیڈ سے مشورہ کریں۔
11 ڈسپلے کی کثافت کو تبدیل کریں۔
Gmail کے صارفین اپنے ان باکس کے ل display تین مختلف ڈسپلے کثافتوں میں سے انتخاب کرسکتے ہیں: آرام دہ ، آرام دہ اور کمپیکٹ۔ ڈسپلے کی کثافت اس سے زیادہ کچھ نہیں اثر انداز کرتی ہے کہ آپ کے ان باکس ڈسپلے میں ہر پیغام کے درمیان کتنی سفید جگہ موجود ہے۔ یہ ترجیح کے معاملے سے تھوڑا سا زیادہ ہے ، لیکن اس کے بارے میں سوچیں ، ٹھیک ہے ، ایک اصطلاحی کاغذ۔ آرام دہ اور پرسکون ڈبل لائن والی وقفہ کاری کی طرح ہے ، جہاں آرام دہ ایک طرف کا فاصلہ ہوتا ہے ، اور کمپیکٹ آدھے پرتوں کے فاصلے کے مترادف ہوتا ہے۔
12 محفوظ کرنا نہیں بھولنا.
شٹر اسٹاک
آپ اپنے ان باکس سے ای میلز کو کوڑے دان کے فولڈر کے ذریعے مکمل طور پر وجود سے پاک کیے بغیر ختم کرسکتے ہیں۔ انفرادی پیغامات کو "محفوظ شدہ دستاویزات" کرنے سے ، وہ آپ کے ان باکس اور آپ کے تمام فولڈرز سے فورا. چھپ جائیں گے۔ لیکن آپ تلاش فنکشن کے ذریعہ ، اگر ضروری ہو تو ، ان کا پتہ لگاسکتے ہیں۔ جی میل پر ، آپ پیغامات کھولنے کے بعد فوری طور پر آرکائیو کرسکتے ہیں جو مضمون کی لائن کے ساتھ ہی نظر آنے والے چھوٹے "x" پر کلک کرکے ان کو کھول سکتے ہیں۔
13 دو منٹ کے اصول پر عمل کریں۔
شٹر اسٹاک
تمام دھاریوں کے پیداواری صلاحیت کے ماہرین کے ہمراہ ، دو منٹ کا قاعدہ ای میل سے متعلق تناؤ سے نمٹنے کا یقینی راستہ ہے۔ یہ کس طرح کام کرتا ہے یہ یہاں ہے: اگر آپ جواب دے سکتے ہیں اور دو منٹ یا اس سے کم وقت میں کسی ای میل کے بارے میں بھول سکتے ہیں تو اسے ابھی سے نمٹائیں۔ اگر نہیں تو ، اسے بعد میں ایک طرف ڈال دیں۔
14 اپنے ای میل کے جوابات بیچ کریں۔
آپ اس اسکرین پر چپٹے ہوئے کتنے وقت کو کم کرنے کے ل back ، جو پیچھے رہتے ہوئے تبادلے کو ذہن میں رکھتے ہیں ، اپنے دن کے اوقات کو "ای میل کا جواب دینے والے" ادوار کے نام سے منسوب کریں۔ (ہوسکتا ہے کہ صبح کا ایک گھنٹہ ، اور سہ پہر میں 90 منٹ۔ ہوسکتا ہے کہ دوپہر کے کھانے کے تین گھنٹے بعد۔ جو کچھ بھی آپ کے لئے کام کرتا ہے!) تب ، صرف ان ٹائم فریموں کے دوران ای میلز کا جواب دیں - اور کبھی بھی ان سے باہر نہ ہوں۔
15 اپنے ای میلز کو 140 حروف پر کیپ کریں۔
ہاں ، بالکل ایک ٹویٹ کی طرح (یا کم از کم 280 انقلاب ٹویٹ)۔ جیسا کہ ، سوشل نیٹ ورک کے گب کے سی ای او ، اینڈریو توربا نے میڈیم پوسٹ میں مشورہ دیا ، بہتر ہے کہ اپنی ای میلز کو جتنا جلد ممکن ہو مختصر رکھیں۔ "میں آپ کو X کے مسئلے کو حل کرنے میں مدد کرنا چاہتا ہوں۔ میں نے Y اور Z نے مشورہ کیا کہ ہم رابطہ کریں۔ کیا آپ بات چیت کرنے کے لئے آزاد ہیں؟" پھولوں کو سلام کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
16 منسلکات کو آٹو ڈاؤن لوڈ پر سیٹ کریں۔
شٹر اسٹاک
اگر یہ ، پھر وہ (IFTTT) ، جو ایک ای میل کو بہتر بنانے والی ایپ ہے ، تو مخصوص "زبان" کو متعین کرنے میں آپ کی مدد کر سکتی ہے ، لہذا بات کرنے سے ، اس سے درمیانی قسم کے نعرے لگیں گے۔ مثال کے طور پر: اگر آنے والی ای میل میں کوئی انسلاک ہوتا ہے تو ، IFTTT خود بخود آپ کے Google ڈرائیو پر ڈاؤن لوڈ کرے گا۔
17 گھنٹے کے بعد ای میلز کا جواب نہ دیں۔
یہ کوئی راز نہیں ہے کہ امریکی زیادہ کام کر رہے ہیں۔ اسی وجہ سے ، اس سال کے آغاز میں ، نیو یارک سٹی کونسل کے ممبروں نے ایک ایسا بل پیش کیا تھا جس سے کمپنیوں کے لئے ملازمین کو گھنٹوں کے بعد ای میل چیک کرنا پڑتا ہے۔ (یہ اس وقت فرانس میں کتابوں پر موجود قانون سے متاثر ہے ، جہاں 50 سے زیادہ عملہ رکھنے والی کمپنیوں کو گھنٹوں کے بعد کام کرنے کے بارے میں سخت ہدایت نامے مرتب کرنا ہوں گے ، ورنہ انہیں مالی سزاؤں کا سامنا کرنا پڑے گا۔)
ایری نوٹس ایری خبروں اور ثقافت میں مہارت رکھنے والے ایک سینئر ایڈیٹر ہیں۔