جب ای میل کی بات آتی ہے تو ، آپ سوچ سکتے ہو کہ آپ جانتے ہیں کہ سب جانتے ہیں۔ ٹیک مارکیٹ کی ریسرچ فرم ریڈیکیٹی گروپ کے مطابق ، ہم میں سے بیشتر افراد اوسطا1 121 ای میلز بھیجتے اور وصول کرتے ہیں۔ لیکن اس کے باوجود کہ آپ اپنے ان باکس میں ہر دن محنت کرنے میں ایک خاص حصہ خرچ کرتے ہیں ، پھر بھی آپ شاید ایک یا دو چیز سیکھ سکتے ہیں۔ دراصل ، یہاں ایک ٹن ای میل آداب قواعد موجود ہیں جو باقاعدگی سے آپ کو اور آپ کے رابطے کی فہرست میں شامل دوسرے لوگوں کو شامل کرتے ہیں۔ یہ یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ الیکٹرانک طور پر شائستہ ہورہے ہیں؟ ای میل کرنے کے 17 سنہری اصول یہ ہیں جو آپ کو شاید معلوم نہیں تھے ، لیکن جاننے کی ضرورت ہے۔
1 جب آپ کو زیادہ وقت درکار ہوتا ہے تب بھی ، آپ کو ای میل ملنے کے وقت کا جواب دیں۔
شٹر اسٹاک
کوئی بھی ای میل بھیجنے کے ہفتوں کے بعد جواب موصول ہونے کی تعریف نہیں کرتا ہے۔ در حقیقت ، مشیر فرم ٹوسٹر پرفارمنس سلوشنز کے ذریعہ کرائے گئے 2018 سروے میں انکشاف ہوا ہے کہ 41 فیصد لوگوں نے ایک گھنٹے کے اندر اندر اپنے ساتھی کارکنوں سے ای میل کے جواب کی توقع کی ہے۔ (اب اپنے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو معافی کے نوٹوں کا مسودہ تیار کرنا شروع کریں!)
یقینا ، کچھ ای میل کے جوابات آپ کو اپنے خیالات کو چبانے کے ل call کہتے ہیں ، اور ایک ناپے ہوئے پیغام کو تیار کرتے ہیں۔ ان معاملات میں ، حل آسان ہے: چند منٹ کے اندر جواب دیں تاکہ مرسل کو معلوم ہوجائے کہ آپ کو ان کا پیغام موصول ہوا ہے ، لیکن معاملات کو حل کرنے میں تھوڑا سا مزید وقت درکار ہے۔ اس طرح ، وہ جانتے ہیں کہ آپ نے ان کے ای میل کو دھیان میں لیا ہے اور صرف انہیں نظرانداز نہیں کررہے ہیں۔
2 احتیاط کے ساتھ "سب کو جواب دیں" کا استعمال کریں۔
شٹر اسٹاک
"جواب دیں" اور "سب کو جواب دیں" کے اختیارات میں ایک اہم فرق ہے۔ اور ابھی تک ، بہت سے ای میل صارفین بدقسمتی سے اس کا ادراک نہیں کرتے ہیں۔ اگر آپ ان میں سے ایک ہیں تو ، جان لیں کہ جب آپ مؤخر الذکر کا انتخاب کرتے ہیں تو ، ہر پیغام وصول کنندہ جو اصل پیغام پر CC'd تھا آپ کو آپ کا جواب ملتا ہے - اور زیادہ تر ، آپ کو ہر ایک کے ان باکسوں کو سیلاب کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔
یہ غیر ضروری بڑے پیمانے پر پیغامات اس طرح کی لعنت ہیں ، ان کی وضاحت کے ل col ایک آفاقی اصطلاح ہے: "Allpocalypse کو جواب دیں۔" لہذا ، اگلی بار جب آپ بڑے پیمانے پر ای میل کا جواب دے رہے ہیں ، تو غور کریں کہ واقعتا آپ کو کس کا جواب پڑھنے کی ضرورت ہے: پوری کمپنی یا صرف اصل بھیجنے والا؟
3 اگر آپ کسی سے جواب چاہتے ہیں تو ، ان کو سی سی نہ کریں۔
شٹر اسٹاک / جیکب لنڈ
جب آپ کسی ای میل پر کسی کی سی سی کرتے ہیں — جس کا مطلب ہے کہ آپ ان کو "کاربن کاپی کر رہے ہیں" ، تو اس سے عام طور پر یہ اشارہ ہوتا ہے کہ آپ انہیں گفتگو میں بند رکھنا چاہتے ہیں ، لیکن ضروری نہیں ہے کہ آپ ان سے کوئی جواب تلاش کریں۔ اور ، جیسے تربیت یافتہ پیشہ ور ڈینیئل والز نے انتباہ کیا ، سی سی آپشن کا غلط استعمال کرنے سے مواصلات کے مسائل پیدا ہوسکتے ہیں۔
انہوں نے لنکڈ ان پوسٹ میں لکھا ، "بہت سے ای میلز میں اپنے ساتھیوں کو سی سی میں شامل کرنے سے ، وہ آپ کے ای میلز کو اہم سمجھنا چھوڑنا شروع کر سکتے ہیں اور انہیں براہ راست کسی 'ریفرنس فولڈر' میں رکھ سکتے ہیں یا 'بعد میں فولڈر پڑھ سکتے ہیں۔" "اس کی وجہ سے مستقبل میں اہم معلومات ضائع ہوسکتی ہیں۔"
لہذا ، اگر آپ کسی سے جواب کی توقع کرتے ہیں تو ، ان کے ای میل ایڈریس کو "ٹو" فیلڈ میں ڈالیں ، اور "سی سی" فنکشن کا استعمال بطور استعمال کریں۔
4 BCC کا استعمال کب اور کب نہیں کرنا سمجھیں۔
شٹر اسٹاک
بی سی سی کا فیلڈ اور بھی پیچیدہ ہے ، مستقل ای میل صارفین کو بھی مسترد کرتا ہے۔ لیکن آئیے اسے ختم کردیں: بی سی سی کا مطلب "بلائنڈ کاربن کاپی" ہے ، لہذا ، جبکہ یہ سی سی اننگ کی طرح ہے ، بی سی سی-اننگ اس شخص کے ای میل کو دوسرے وصول کنندگان کو ظاہر نہیں کرتی ہے ، اس کا مطلب ہے کہ زنجیر پر موجود کوئی اور نہیں دیکھے گا کہ آپ ان میں شامل تھے۔
تو جب BCC استعمال کرنا ٹھیک ہے؟ انکارپوریشن میگزین کے ہلیل فلڈ کا کہنا ہے کہ یہ سختی سے زیادہ ای میلز کے لئے ہے یا جب کوئی آپ کو ای میل کے ذریعے کسی اور کو ملاتا ہے۔
"ہر دوسرے معاملے میں ، جب آپ کسی اور اور بی سی سی کو کسی کو ای میل کرتے ہیں تو ، آپ بے ایما ہو رہے ہیں — جیسے اس کی طرح یا نہیں۔" "آپ پرسن ایکس کو ای میل کررہے ہیں اور ان کو جانے بغیر ، آپ کو آپ کی گفتگو پر اشارے ملنے دیں۔
5 صریح تشہیر کے نشانات استعمال کریں۔
شٹر اسٹاک
آپ کی ای- میل میں یہاں اور وہاں پر تعی.ن کا نشان پھینکنا آسان ہے ، لیکن اس کی عادت نہ ڈالنے کی کوشش کریں۔ اگرچہ وہ تاریخی طور پر جوش و خروش کی نشاندہی کرنے کے لئے استعمال ہورہے ہیں ، ایک ای میل میں ، صداقت یا غیر فعال جارحیت کے ل exc اچھ.ی نشانات آسانی سے غلطی ہوسکتے ہیں۔
انا ویرسائی نے ایچ آر ڈائجسٹ کے بارے میں وضاحت کرتے ہوئے کہا ، "ای میل میں غیر ضروری حیران کن نشان کا استعمال آپ کے متن کے بنیادی معنی کو آسانی سے ختم کرسکتا ہے۔ "صرف اس وقت استعمال کریں جب آپ کو کسی اہم بات پر زور دینے کی ضرورت ہو۔ اس کے بارے میں سوچئے کہ جب آپ کا قاری اس پیغام کو پڑھتا ہے تو وہ اس کی ترجمانی کیسے کرسکتا ہے۔"
6 اپنے مزاح کے استعمال سے محتاط رہیں۔
شٹر اسٹاک
ہر ایک کو اب بھی اچھا لطیفہ پسند ہے ، لیکن چونکہ ذاتی طور پر مطابقت نہیں رکھتے وقت لہجے میں غلط بیانی کی جاسکتی ہے ، لہذا یہ بہتر ہے کہ آپ اپنے ای- میل سے مذاق چھوڑیں۔ بزنس لکھنے کے پروفیسر ، ڈیوڈ سلورمین ، نے ہارورڈ بزنس ریویو میں لکھا ، "فون کال کے لئے یا ذاتی طور پر مزاح کو محفوظ رکھیں۔ "اس طرح ، جب لائن کے دوسرے سرے پر یا کانفرنس ٹیبل کے دور کی طرف خاموشی کا سامنا کرنا پڑتا ہے تو ، میں یہ کہہ سکتا ہوں ، 'مجھے لگتا ہے کہ آپ کو یہ احساس نہیں ہوگا کہ میں اپنے آپ کو کتنا مضحکہ خیز سمجھتا ہوں ، اور ، اس کے پیش نظر ، میں یقین کرو اب میں رک جاؤں گا۔ ''
لیکن سنجیدگی سے: 2005 کے ایک اہم مطالعے نے جرنل آف پرسنیلٹی اینڈ سوشل سائیکالوجی میں شائع کیا تھا ، جبکہ مرسلین نے پیش گوئی کی تھی کہ ان کے وصول کنندگان 80 فیصد وقت کو درست طریقے سے سمجھاسکتے ہیں ، وصول کنندہ اصل میں صرف 56 فیصد لہجے کو درست طریقے سے پڑھنے کے قابل تھے وقت
7 بدکاری کو چھوڑیں۔
شٹر اسٹاک
فوری پیغام رسانی کے عروج کے ساتھ ، انگریزی زبان کی مختصر شکلیں وسیع پیمانے پر استعمال ہوئیں جیسے "آپ" کے لئے "یو" ، یا "چاہتے" کی بجائے "وان" چاہتے ہیں۔ لیکن ، بالکل اسی طرح جیسے ای میلز کی بات آتی ہے تو طنز و مزاح اکثر نہیں رہتا ہے ، اسی طرح بد تمیزی بھی اسی طرح کی جاتی ہے۔ ون پول کے ایک سروے کے مطابق ، 37 فیصد لوگوں کا خیال تھا کہ کام کی جگہ پر گستاخی کا استعمال ناقابل قبول ہے ، اور 55 فیصد نے کہا کہ جب آپ کے باس کو ای میل کرنے کی بات آتی ہے تو "LOL" کو چھوڑ دیں۔
8 سبجیکٹ لائن پر دھیان دیں۔
شٹر اسٹاک
موضوع لائنیں آسان ہیں ، لیکن ضروری ہیں۔ اور چونکہ ای میلز کی اکثریت موبائل آلات پر پڑھی جاتی ہے — 55 فیصد ، ای میل کی فراہمی کمپنی ریٹرن پاتھ کے مطابق ، ان کو کیل بنانا ضروری ہے۔ مختصر ، جامع اور براہ راست مضمون کی لائنیں بہترین ہیں۔ آپ کے ای میل کا مقصد واضح طور پر بیان کیا جانا چاہئے اور آپ کو اسے پانچ الفاظ یا اس سے کم الفاظ تک محدود رکھنا چاہئے ، کیوں کہ اس کے بعد موبائل ڈیوائسز نے کسی بھی لفظ کو منقطع کردیا ہے۔
9 دستخط شامل کریں۔
شٹر اسٹاک
کیا آپ نے کبھی کسی سے ای میل حاصل کیا ہے اور حیرت کی ہے ، "یہ کس کا ہے؟" اگرچہ بھیجنے والے کا پتہ آپ کو کچھ اشارے دے سکتا ہے کہ وہ کون ہیں ، بعض اوقات یہ کافی نہیں ہوتا ہے۔ آپ کے ای میل کے آخر میں دستخط وصول کنندہ کو فوری طور پر مطلع کرسکتے ہیں کہ آپ کون ہیں ، آپ کیا کرتے ہیں ، اور وہ آپ سے مزید کس طرح رابطہ کرسکتے ہیں۔
مربوط مارکیٹنگ ایجنسی اوکریٹیو کے لوگ کہتے ہیں کہ ای میل کے دستخط والے خانہ ہونا "ہر بار جب آپ ای میل بھیجتے ہیں تو کسی شخص کو بزنس کارڈ حوالے کرنا ہوتا ہے۔" اگر آپ کے پاس ابھی تک نہیں ہے تو ، ایک دستخط شامل کریں جس میں آپ کا پورا نام ، پوزیشن ، فون نمبر ، ای میل ، ویب سائٹ ، اور کاروباری لوگو شامل ہو۔
10 KISS کو یاد رکھیں (اسے مختصر اور آسان رکھیں)
شٹر اسٹاک
KISS طریقہ کچھ ایسا ہے جس میں ہم میں سے بیشتر کو ابتدائی اسکول میں پڑھایا جاتا تھا ، لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ بعد میں زندگی میں اس کی کوئی کم ضرورت نہیں ہے۔ بومرنگ ، جو ایک ای میل پیداواری صلاحیت کی ایپ ہے ، نے مزید ای میل کے جوابات حاصل کرنے کے کلیدی طریقوں پر تحقیق کی۔ ان کا سب سے بڑا راستہ؟ لکھنا بہتر ہے جیسے آپ آٹھ سال کے ہو۔
ان کی تحقیق میں پتا چلا ہے کہ ای میلز جو تیسری جماعت کے پڑھنے کی سطح پر لکھی گئیں ہیں ان کا جواب کالج کے پڑھنے کی سطح پر لکھے جانے والوں کے مقابلے میں 36 فیصد زیادہ تھا۔
11 منسلکات کی طرف توجہ دلائیں۔
شٹر اسٹاک
منسلکات بعض اوقات ای میل کے عمل کا ایک لازمی حصہ ہوتے ہیں ، لیکن آپ کو اچھی طرح جان لینا چاہئے کہ ترک کرنے سے پہلے ان کا استعمال کیسے کریں۔ لمبی ای میل زنجیروں میں ، وہ بعض اوقات کسی کا دھیان یا نظرانداز نہیں کرسکتے ہیں ، اور غیر متوقع منسلکات بھی نہ کھولے ہوئے ہوتے ہیں کیونکہ وصول کنندہ الیکٹرانک وائرس سے محتاط رہتے ہیں۔
اس کا بہترین حل یہ ہے کہ آپ اپنے ای میل کی باڈی میں اپنے اٹیچمنٹ کو کال کریں۔ گرائمرلی کہتے ہیں کہ منسلکات کے وصول کنندہ کو مطلع کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ آپ کے ای میل کے آخر میں ایک پیغام شامل کریں جس میں "میں نے منسلک کیا ہوں" یا "مزید تفصیلات کے لئے براہ کرم منسلک کا حوالہ دیں۔"
12 اپنے فونٹ کو معیاری بنائیں۔
شٹر اسٹاک
اگرچہ فونٹ شیلیوں اور رنگوں کے ساتھ کھیلنا تفریح ہوسکتا ہے ، لیکن پیشہ ورانہ دنیا میں روشن گلابی کامک سنز کی کوئی جگہ نہیں ہے۔ جیسا کہ معلوم ہوتا ہے ، فونٹ کا استعمال انتہائی ضروری ہے جب بات ڈیجیٹل مواصلات کی ہو تو ، ٹائپ اینڈ لے آؤٹ کے مصنف کولن وہیلڈن کے مطابق : کیا آپ بات چیت کررہے ہیں یا صرف خوبصورت شکلیں بنا رہے ہیں؟ انہوں نے امریکی مصنفین اور مصوروں کو بتایا ، "صرف غلط قسم کا انتخاب کرکے ہمارے قارئین کا چوتھائی حصہ اڑا دینا ممکن ہے۔"
تو جب ای میلز کی بات آتی ہے تو آپ کو کون سے فونٹ پر قائم رہنا چاہئے؟ میج میل نے جارجیا ، وردانہ ، ٹائمز نیو رومن ، ٹریبوچیٹ ایم ایس ، یا ایریل کی سفارش کی ہے۔
13 سب کچھ پیش کریں۔
شٹر اسٹاک
ای میل لکھتے وقت ، امکانات یہ ہیں کہ آپ غلطی کرنے جارہے ہیں۔ بہر حال ، آپ صرف انسان ہیں۔ تاہم ، کام کرنے کی ای میل کی بات کی جائے تو غلطیوں کو اکثر ماضی کی طرف نہیں دیکھا جاتا ہے۔ تقریبا 2،000 2،000 جواب دہندگان کے گرائمر سروے میں ، 67 فیصد نے کہا کہ ای میلوں میں ٹائپوز بنانا ٹھیک نہیں ہے ، جبکہ صرف 6 فیصد لوگوں کے خیال میں یہ ایک قابل قبول غلطی ہے۔
14 آخری ای میل پتہ درج کریں۔
شٹر اسٹاک
اس بات کا یقین کرنے کا آسان ترین طریقہ کہ آپ ای میل تیار نہ ہونے سے پہلے نہ بھیجیں یا کسی ٹائپوز کو صاف کرنے سے پہلے؟ وصول کنندہ کے ای میل ایڈریس میں داخل ہونے سے پہلے ہر چیز ٹپ ٹاپ شکل میں ہونے تک انتظار کریں۔ جیسا کہ آپ جانتے ہو ، ای میل کی غلطیاں کرنا ایک آسان ترین کام ہے غلط تاثر دینے کے طریقے۔
سدا بہار شراکت داروں کے صدر ، کیرن کیسلر نے فوربس کو بتایا ، "یہ صرف پیشہ ورانہ مہارت ہی نہیں ہے ، یہ مسئلہ ہے۔" "جو چیز دخل میں ہے وہ ملازم اور کمپنی یا تنظیم کی ساکھ ہے۔ ہم نے دیکھا ہے کہ خراب ای میل فیصلوں سے ملازم — برخاستگی — اور تنظیم کے لئے بھی قانونی چارہ جوئی کے منفی نتائج پیدا ہوتے ہیں۔"
15 اور اپنے وصول کنندہ کا نام ٹرپل چیک کریں۔
شٹر اسٹاک
ایک بڑی غلطی جس سے آپ کو گریز کرنا چاہئے وہ آپ کے وصول کنندہ کے نام کی ہجوں کی غلطی سے بچنا ہے ، لہذا آپ بھیجنے کو مارنے سے پہلے ٹرپل چیک کرنا یقینی بنائیں۔ بہت سارے لوگ نام کو غلط اور ہجوم کے طور پر غلط ہجے کرنے کا عمل دیکھتے ہیں ، خاص طور پر جب صحیح ہجے ای میل پتے میں ہوتا ہے۔ اگر آپ غلطی سے غلطی کرتے ہیں تو آپ کو کیا کرنا چاہئے؟ مائی ریڈ قلم ایڈیٹنگ کے مالک کیتھرین شانلی کا کہنا ہے کہ فوری طور پر معافی مانگنا آپ کی ساکھ کو برقرار رکھنے کی کلید ہے۔
پیشہ ورانہ کاروبار کے ل a ، پیشہ ورانہ ای میل پتہ استعمال کریں۔
شٹر اسٹاک
اگرچہ دوستوں یا کنبہ کے ساتھ خط و کتابت کرتے وقت ذاتی ای میل پتہ استعمال کرنا ٹھیک ہے ، لیکن اسے پیشہ ورانہ کاروباری دائرہ سے دور رکھیں۔ یہ خاص طور پر صارفین بیچنے والے کی صورتحال میں اہم ہے۔ 1،000 امریکیوں کے 2016 GoDaddy سروے سے انکشاف ہوا ہے کہ 75 فیصد کا خیال ہے کہ پیشہ ورانہ ای میل ہونا آن لائن کاروبار پر بھروسہ کرنے کا ایک اہم عنصر ہے ، اور 33 فیصد کسی بیچنے والے کی ذاتی حیثیت پر شک کریں گے اگر وہ ذاتی ای میل پتہ استعمال کرتے ہیں۔
گو ڈیڈی کے چیف پروڈکٹ آفیسر ، اسٹیون ایلڈرچ نے ایک بیان میں کہا ، "آپ کبھی بھی پہلا تاثر کبھی نہیں بھولتے ، یا تو حقیقی زندگی میں یا آن لائن میں۔" "اکثر آپ کے گاہک کے ساتھ پہلی براہ راست تعامل ای میل پر ہوتا ہے اور اس لحاظ سے پیشہ ورانہ نظر آنا انتہائی ضروری ہوتا ہے۔"
17 یاد رکھیں کچھ بھی شیئر کیا جاسکتا ہے۔
شٹر اسٹاک
چاہے وہ فارورڈنگ ، بی سی سی اننگ ، یا کسی کے چہرے میں اپنے فون کو چمکانے سے ہو ، یہ یاد رکھنا ضروری ہے کہ آپ ای میل میں جو بھی لکھتے ہیں وہ مطلوبہ وصول کنندہ کے علاوہ کسی اور کے ذریعہ دیکھا جاسکتا ہے۔ لہذا ، آپ کا تمام ای مواصلات پیشہ ورانہ اور خطرے سے پاک ہونا چاہئے۔ بہرحال ، ای میلز بھی عدالت میں قابل اعتناء ہوسکتی ہیں ، لہذا بہتر ہے کہ آپ کبھی بھی ایسی چیز مت بھیجیں جو آپ کے بعد استعمال ہوسکے۔ اور اپنی کام کی زندگی کو بہتر بنانے کے مزید طریقوں کے ل Working ، عمدہ ہوشیار اور مشکل سے مشکل کام کرنے کے لئے 25 جینیئس ترکیب دیکھیں۔
اپنی بہترین زندگی گزارنے کے بارے میں مزید حیرت انگیز راز دریافت کرنے کے لئے ، انسٹاگرام پر ہماری پیروی کرنے کے لئے یہاں کلک کریں !
کالی کولیمن کالی بیسٹ لائف میں اسسٹنٹ ایڈیٹر ہیں۔